فرآیند برنامه ریزی

فرآیند برنامه ریزی

سازمان ها با تعریف اهداف بلند مدت و کوتاه مدت و با ایجاد فضایی مثبت و با نشاط در محیط کار خود همواره در تلاش هستند تا میزان فروش و سود شرکت را افزایش دهند. فرآیند برنامه ریزی در سازمان بطور خلاصه به مفهوم هدف گذاری برای بقاء و رشد سازمان است. داشتن هدف برای شرکت‌ها حیاتی است و می‌تواند یک سازمان را به اوج رشد و موفقیت برساند. با این حال، برنامه ریزی فرآیندی اساسی در مدیریت سازمان است که به تدریج حرکت می‌کند و رویکردی گام به گام است. فرآیند برنامه ریزی، شامل تعیین اهداف و مشخص کردن اقدامات آتی و موردنیاز برای دستیابی به این اهداف است.

مراحل فرآیند برنامه ریزی به گونه‌ای است که با رسیدن به وضعیت ایجاد توالی فعالیت‌ها، منجر به این می‌شود که یک ایده به عمل تبدیل شود. هر مرحله به روش‌های زیر به فرآیند برنامه ریزی کمک می‌کند:

۱)‌ درک فرصت‌هادرک فرصت‌ها صرفاً یک فرآیند برنامه ریزی نیست. با این حال، این آگاهی برای فرآیند برنامه‌ریزی بسیار مهم است، زیرا با ارائه سرنخی که آیا فرصت‌هایی برای اتخاذ برنامه‌های خاص وجود دارد یا خیر، منجر به تدوین برنامه‌ها می‌شود. از این منظر می‌توان آن را سرآغاز فرآیند برنامه ریزی دانست. درک فرصت‌ها شامل نگاهی مقدماتی به فرصت‌های ممکن و توانایی دیدن آنها به طور واضح و کامل، آگاهی از جایگاه سازمان در پرتو نقاط قوت و ضعف آن، درک اینکه چرا سازمان می‌خواهد عدم قطعیت‌ها را حل کند و چشم اندازی از آنچه که انتظار دارد به دست آورد، است.

۲)‌ تعیین اهدافدر این مرحله، اهداف کلان سازمانی و واحدی تعیین می‌شود. اهداف، نتایج مورد انتظار را مشخص می‌کند، نقاط پایانی کارهایی که باید انجام شود را نشان می‌دهد، اینکه در کجا تأکید اصلی باید قرار گیرد و چه چیزی باید انجام شود. اهداف سازمانی باید در تمام حوزه‌های کلیدی مشخص شود. حوزه‌های کلیدی آنهایی هستند که برای سازمان، دستیابی به اهدافش در آنها بسیار اهمیت دارد. این حوزه‌ها بر اساس اهداف سازمانی شناسایی می‌شوند.

۳) ایجاد مقدمات برنامه ریزیپس از تعیین اهداف سازمانی، گام بعدی ایجاد مقدمات برنامه ریزی، یعنی شرایطی است که در آن فعالیت‌های برنامه ریزی انجام می‌شود. مقدمات برنامه ریزی، مفروضات برنامه ریزی است – شرایط محیطی و داخلی مورد انتظار. بنابراین، مقدمات برنامه ریزی خارجی و داخلی هستند. مقدمات بیرونی شامل مجموع عوامل محیط کار مانند برنامه‌ها و اقدامات سیاسی، اجتماعی، فناوری، رقبا، سیاست‌های دولت و غیره است. عوامل داخلی شامل سیاست‌های سازمان، انواع منابع و توانایی سازمان در مقاومت در برابر فشارهای محیطی است. برنامه‌ها با توجه به عوامل بیرونی و درونی تدوین می‌شوند.

۴) شناسایی گزینه‌های جایگزینبر اساس اهداف سازمانی و مقدمات برنامه ریزی، می‌توان جایگزین‌های مختلفی را شناسایی کرد. مفهوم جایگزین‌های مختلف نشان می‌دهد که به یک هدف خاص، می‌توان از طریق اقدامات مختلفی دست پیدا کرد. به عنوان مثال، اگر سازمانی هدف خود را برای رشد بیشتر تعیین کرده باشد، می‌توان از راه‌های مختلفی به آن دست یافت، مانند توسعه در یک حوزه تجاری یا خط تولید، تنوع در حوزه‌های دیگر، دست در دست شدن با سازمان‌های دیگر، یا در اختیار گرفتن سازمانی دیگر. و غیره در هر دسته ممکن است چندین جایگزین وجود داشته باشد. به عنوان مثال، خود استراتژی متنوع سازی ممکن است اشاره به امکان ورود به یکی از چندین حوزه داشته باشد.

۵) ارزیابی گزینه‌های جایگزینگزینه‌های جایگزین مختلفی که از نظر معیارهای اولیه امکان پذیر تلقی می‌شوند، ممکن است برای ارزیابی دقیق مورد استفاده قرار گیرند. در این مرحله تلاش می‌شود تا چگونگی کمک هر گزینه جایگزین به اهداف سازمانی با توجه به منابع و محدودیت‌های آن مورد ارزیابی قرار گیرد. این اتفاق یک مشکل ایجاد می‌کند؛ زیرا هر گزینه ممکن است در یک جنبه دارای نکات مثبت خاصی باشد اما در جنبه‌های دیگر نکات منفی داشته باشد.

۶) انتخاب جایگزینپس از ارزیابی گزینه‌های جایگزین مختلف، گزینه مناسب انتخاب می‌شود. گاهی اوقات ارزیابی نشان می‌دهد که بیش از یک جایگزین خوب داریم. در چنین حالتی، افراد برنامه ریزی کننده ممکن است بیش از یک جایگزین را انتخاب کنند. دلیل دیگری برای انتخاب بیش از یک جایگزین نیز وجود دارد؛ اینکه قرار است در آینده یک اقدام جایگزین انجام شود که ثابت نیست. در صورت ایجاد تغییر در مقدمات برنامه ریزی، روشی که با توجه به مقدمات مختلف برنامه ریزی انتخاب می‌شود، ممکن است بهترین گزینه نباشد. بنابراین، برنامه ریز باید با جایگزینی که معمولاً به عنوان طرح احتمالی شناخته می‌شود، آماده باشد که در شرایط تغییر یافته قابل اجرا باشد.

۷) تدوین برنامه‌های حمایتیپس از تدوین طرح برنامه پایه، باید برنامه‌های مختلفی برای پشتیبانی از طرح اصلی تدوین شود. در یک سازمان می‌توان برنامه‌های مشتق‌شده مختلفی مانند برنامه ریزی برای خرید تجهیزات، خرید مواد اولیه، جذب و آموزش پرسنل، توسعه محصول جدید و… وجود داشت که این طرح های مشتقه خارج از طرح اصلی تدوین شده هستند ولی از آن حمایت می‌کنند.

۸) ایجاد توالی فعالیت‌هاپس از تدوین برنامه‌های پایه و مشتق، توالی فعالیت‌ها مشخص می‌شود تا برنامه‌ها به مرحله اجرا درآیند. بر اساس برنامه ریزی در سطوح مختلف، می‌توان تصمیم گرفت که چه کسی چه کاری را و در چه زمانی انجام دهد. همچنین بودجه برای دوره‌های مختلف می‌تواند تهیه شود تا به طرح مفهوم یا اجرای دقیق‌تری بدهد.